“الديدلاين”.. ما اهمية تحديد موعد نهائي للاعمال في حياتنا؟

اخبار اليوم الصحيفة, “الديدلاين”.. ما اهمية اخبار اليوم الصحيفة, “الديدلاين”.. ما اهمية

كثيرون منا لا ينتهون من انجاز مهمة معينة الا مع اقتراب الموعد النهائي المحدد لها “الديدلاين”، هذا لا يعني بالضرورة ان المهمة كانت صعبة او انها تستغرق تماماً الوقت المحدد لها، كل ما هنالك اننا غالباً ما نكون محكومين بما يسمى “قانون باركنسون”، فما هو؟ وكيف يؤثر علينا؟
ما هو قانون باركنسون؟
يتلخص قانون باركنسون بما يلي: يتسع العمل لملء الوقت المتاح لاكماله، فاذا تم اعطاؤك مهلة ثلاثة ايام لانجاز مهمة معينة، فستنجزها خلال الوقت المحدد، واذا تم اعطاؤك سبعة ايام لانجاز نفس المهمة ستنجزها في الوقت المحدد ايضاً وبنفس الجودة غالباً.
بمعنى اخر، وفقاً لقانون باركنسون، يصبح اكمال المهام اكثر صعوبة عندما يتم منح المزيد من الوقت لها، ليس هذا فحسب، انما كلما زادت المهلة المحددة لقضاء المهمة، اصبحت المهمة مرهقة اكثر.
تم وصف هذه الظاهرة للمرة الاولى من قِبل سيريل نورثكوت باركنسون، الذي كتب مقالاً فكاهياً عام 1955، يصف فيه تاثير الموعد النهائي على انجاز المهام.
فيما بعد سُميت هذه الظاهرة باسم قانون باركنسون، الذي اصبح شائع الانتشار والاستخدام في فهم سلوك المنظمات والشركات والبيروقراطيات، كذلك اصبح قانوناً يساعد الافراد في تطوير اليات تفكير جديدة تجعلهم اكثر انتاجاً.
فَهْم قانون باركنسون
الفرضية الرئيسية لقانون باركنسون هي ان المهام قد تصبح اكثر تعقيداً بمجرد تخصيص المزيد من الوقت لاكمالها.
على سبيل المثال، اذا منحت نفسك اسبوعاً لانهاء شيء قد يستغرق ساعة واحدة فقط لاكماله، فان هذه المهمة التي تستغرق ساعة واحدة ستزداد تعقيداً، وتتطلب وقتاً وموارد اكثر مما كان مطلوباً في الاصل.
يمكن ان يؤدي قانون باركنسون ايضاً الى المماطلة، وترك المهام معلقة حتى يحين موعد “الديدلاين” الخاص بها.
قد تشعر في البداية بالارتياح؛ لان لديك متسعاً من الوقت لانهاء مشروع ما، لكن هذا الارتياح سيجعلك تؤجل القيام بمشروعك لاطول فترة ممكنة.
يعني هذا ان المهام ستصبح اكثر صعوبة، وستتطلب المزيد من الطاقة، وبالتالي ستصبح مصدراً للتوتر والقلق..
عندما تجد نفسك تنهي المهمة، قد تشعر بشعور من الارتياح، ولكنك تتساءل ايضاً: لماذا اصبح المشروع عبئاً في ذهنك اكثر بكثير مما كان عليه في الحياة الواقعية؟ لا يرتبط “الوقت الاضافي” الذي تتطلبه المهمة غالباً بالمهمة نفسها انما يكون مجرد ضغط نفسي ناتج عن القلق بشان انجازها.
اعطاء نفسك الكثير من الوقت يمكن ان ياتي بنتائج عكسية
في المثال الاصلي الذي كتبه باركنسون لوصف هذا القانون البسيط، كانت احدى النساء مكلفة بانجاز مهمة وحيدة خلال اليوم، الا وهي ارسال بطاقة بريدية بالبريد. نتيجة لوجود يوم كامل لاكمال المهمة البسيطة، تم توسيع مقدار العمل والوقت المطلوب لملء اليوم باكمله.
قضت المراة الخيالية التي كتب عنها باركنسون نصف ساعة في البحث عن نظارة القراءة الخاصة بها، ثم استغرقت عملية كتابة البطاقة البريدية ساعتين اخريين، ثم قضت المراة المزيد من الوقت في العثور على طابع، وكتابة العنوان، ومشيت حاملة البطاقة البريدية الى مكتب البريد.
في حين ان المثال الاصلي الذي اورده باركنسون كان لا يخلو من المبالغة، ففي النهاية كان مقاله هزلياً، لكن مع ذلك فقد اوضح ايضاً كيف ان منح نفسك الكثير من الوقت للقيام بمهمة بسيطة يجعلها اكثر تعقيداً وتستغرق وقتاً طويلاً.
اقترح بعض الباحثين ان قانون باركنسون يمكن ان ينطبق ايضاً على مدى سرعة ومدى استفادة الناس من العلاج النفسي. على سبيل المثال، قد تؤدي العلاجات النفسية الموجزة التي تتضمن تحديد تاريخ الانتهاء المحدد الى توسيع “العمل” لملء الوقت المتاح.
تفسيرات لقانون باركنسون
يكمن احد اسباب حدوث هذه الظاهرة في الطريقة التي يميل الناس بها الى التعامل مع المهام. تشير الابحاث الى انه عندما يبدا الاشخاص مشروعاً جديداً، فانهم يميلون الى التركيز على مقدار الوقت المتاح لديهم للقيام بذلك بدلاً من مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهمة لاكمالها.
هذا النهج يعني بطبيعة الحال ان المهام تصبح اكثر استهلاكاً للوقت واكثر صعوبة مما قد تكون عليه في الاساس. من خلال التركيز على مقدار الوقت الذي يتعين علينا ان نشغله للقيام بمهمة معينة، نفترض ان المهمة ستتطلب الكثير من الوقت، وفقاً لما ورد في موقع verywellmind.
كيفية تجنب الوقوع ضحية لقانون باركنسون
قانون باركنسون ليس صيغة سحرية او قاعدة ثابتة؛ لكنه ملاحظة يمكنك استخدامها لمساعدتك على ان تصبح اكثر انتاجية. تتضمن بعض الاستراتيجيات التي يمكن ان تساعدك في تحقيق اقصى استفادة من وقتك دون الوقوع ضحية لقانون باركنسون ما يلي:
خطط لوقتك بعناية
عندما يكون لديك الكثير من الوقت لاكمال مهمة ما، فمن السهل تاجيلها الى وقت لاحق. لكن اذا خططت لوقتك بعناية وحددت مواعيد نهائية “ديدلاين” لنفسك، يمكنك تجنب الوقوع في فخ التسويف.
اكتب اهدافك
مهما كان هدفك، اكتبه.. تتبع تقدمك عن طريق تسجيل كل خطوة بانتظام وملاحظة التقدم الذي احرزته، وما الذي لا يزال يتعين عليك القيام به، وما اذا كان هدفك النهائي قد تغير في احدى مراحل المشروع.
لا يساعد هذا النوع من تتبع الهدف في الحفاظ على احساسك بالمسؤولية فحسب، بل يمكن ان يساعدك ايضاً على تصور تقدمك بشكل افضل، كذلك سيعطيك فكرة افضل عن عملك المتبقي، وما اذا كان المشروع يبدو اكثر صعوبة مما هو عليه بالفعل ام لا.
حدد مواعيد نهائية واقعية
تجنب تحديد مواعيد نهائية عشوائية وبدلاً من ذلك ركز على المدة التي يستغرقها كل جانب من جوانب المشروع بالفعل. بدلاً من ذلك، فكر في المدة التي ستستغرقها المهمة بشكل واقعي حتى تكتمل. في حين ان هذا قد لا يكون واضحاً دائماً، فكر في التجارب السابقة كدليل. بدلاً من التركيز على موعد في المستقبل يجب ان يتم انجاز المهمة بحلوله، فكر في مدى السرعة التي يمكنك انجاز المهمة خلالها.
عندما يكون لديك فهم واضح للمدة التي يجب ان تستغرقها المهمة، يمكنك تجنب الميل لتوسيع العمل لملء الوقت المتاح لديك.
تحديد اولويات المهام الخاصة بك
اذا كان لديك الكثير من المهام لاكمالها، فمن المهم ترتيبها حسب الاولوية. من خلال تحديد المهام الاكثر اهمية، يمكنك التاكد من انك تركز عليها اولاً ولا تتورط في المهام الاقل اهمية.
استخدم المؤقت
احدى الطرق الفعالة لتجنب قانون باركنسون هي استخدام جهاز توقيت. عندما تعلم ان لديك قدراً معيناً من الوقت لاكمال مهمة، فمن غير المرجح ان تقوم بتوسيع العمل لملء الوقت المتاح.
تقسيم المهام
قسّم المشاريع الكبيرة الى مهام اصغر وامنح نفسك مواعيد نهائية تفرضها بنفسك طوال فترة المشروع. عند مواجهة مشروع كبير، قد يبدو غالباً اكثر صعوبة واستهلاكاً للوقت مما هو عليه في الواقع. بدلاً من احراز تقدم، قد تشعر بالارهاق وعدم التاكد من اين تبدا.
يعتبر التقسيم حلاً فعالاً يتضمن تقسيم مشروع كبير الى خطوات اصغر واكثر قابلية للادارة. يمكن ان تساعدك هذه الاستراتيجية على العمل بشكل اكثر فاعلية وقد تقلل من تاثير قانون باركنسون عن طريق تسريع تقدمك.
خذ فترات راحة منتظمة
عندما تعمل في مشروع ما، من المهم ان تاخذ فترات راحة منتظمة. سيساعدك هذا على تجنب الارهاق. حاول العمل في مشروع خلال اكثر الفترات التي تتمكن من الانتاج خلالها وخذ قسطاً من الراحة عندما تبدا في الشعور بالتشتت او التعب. فقط تاكد من عدم استخدام الاستراحة كذريعة للمماطلة.
استخدم استراتيجيات ادارة الوقت
يمكنك ايضاً استخدام العديد من استراتيجيات ادارة الوقت المختلفة لتجنب قانون باركنسون. باستخدام هذه الاستراتيجيات، يمكنك التاكد من تحقيق اقصى استفادة من وقتك وتجنب توسيع العمل لملء الوقت المتاح لديك.
تتضمن الاستراتيجيات التي يمكن ان تساعدك في ادارة وقتك بحكمة ما يلي:
– استخدام مخطط يومي وادوات اخرى مثل متتبعات الوقت والتذكيرات.
– خصص وقتاً لمهام محددة وقم بحجب عوامل التشتيت.
– اخلق روتيناً خاصاً بك.
– كن منظماً.
– تجنب تعدد المهام فهي تقلل من الانتاجية وتستغرق وقتاً اطول.
(عربي بوست)“الديدلاين”.. ما اهمية تحديد موعد نهائي للاعمال في حياتنا؟